Papeleria corporativa medidas
El material de oficina debe estar debidamente controlado
La papelería de las empresas abarca todos los aspectos de sus comunicaciones impresas. La mayoría de las empresas necesitan papel con membrete, impreso con impresoras láser seguras. Debe ser de "grano largo" para evitar que se atasque en la fotocopiadora. Los sobres deben ir a juego. Es posible que se necesiten etiquetas para los sobres y cajas más grandes. Las tarjetas de visita son esenciales y debes repartirlas libremente. Las hojas de felicitación también marcan la diferencia. Sea cual sea el material de papelería que elija, no piense que es barato. Busque el precio, pero no escatime en la calidad.
Asegúrate de que los membretes, las tarjetas de correo, las facturas, los boletines de felicitación, los sobres y las tarjetas de visita son iguales. Presta atención a los detalles y asegúrate de que tu papelería se ajusta a tu señalización y material de marketing. Los colores, el tipo de letra, los logotipos y el tono del texto deben coincidir.
El grosor del papel se especifica por su peso en gramos por metro cuadrado (GM o GSM). El papel de fotocopiadora de baja calidad es de unos 80 gsm; los membretes, de 100 a 120 gsm, y los de buena calidad, de unos 120 gsm. Las tarjetas de visita rondan los 350 gsm y los folletos los 300-350 gsm.
Sistema de gestión de papelería
La planificación del presupuesto mensual y anual de su empresa es una tarea esencial pero, a veces, complicada. Predecir con exactitud lo que necesitará la empresa y cómo deben repartirse los gastos para que funcione sin problemas y con éxito es complicado. El presupuesto de papelería de la oficina es importante, pero determinarlo no tiene por qué ser estresante.
Eliminar el despilfarro de papelería ayuda a ahorrar costes y es ecológico. Antes de elaborar un presupuesto de papelería, hay que determinar el despilfarro de la empresa. Algunas de las mayores áreas de despilfarro están relacionadas con la impresión de documentos innecesarios: el desperdicio de papel, tinta de impresora y electricidad. El valor monetario de estos recursos puede ahorrarse y reintegrarse en el presupuesto de papelería para comprar otros productos, o canalizarse hacia otro recurso. ¿Tiene su oficina reservas de sobres, por ejemplo, que nunca se utilizan? Identifique estos artículos redundantes y sáquelos del presupuesto.
Hay que educar al personal y hacerle ver que el despilfarro es un problema. Se pueden introducir cuotas de impresión individuales para que la gente sea más consciente del uso del papel. En lugar de hacer que la gente tire los documentos que no quiere a la papelera, hay que utilizar una papelera de reciclaje o crear una caja de papel de desecho que pueda utilizarse para tomar notas en bruto. Almacenar todo lo posible en formato electrónico, en lugar de en papel, minimizará aún más el uso de papel y facilitará la búsqueda de archivos.
Tipos de papelería de oficina
La manipulación de los artículos de papelería es uno de los aspectos importantes del control de los mismos. Existe la posibilidad de evitar el despilfarro y asegurar el suministro continuo si el material de papelería se expide según un procedimiento adecuado.
"Aunque el sistema de expedición debe ser razonable en su funcionamiento, debe ser tan liberal que se creen almacenes de papelería separados, ya que nada induce más al despilfarro que ser demasiado liberal con las expediciones individuales".
Cada emisión de papelería debe basarse en un pedido. Los departamentos pueden preparar un pedido cada vez que necesiten material de papelería. Los jefes de departamento deben firmar el pedido. El almacenista puede expedir el material de papelería después de recibir el pedido. No se hará ninguna entrega sin la nota.
Se fija una hora para la entrega de papelería. Puede ser una hora o un día. La hora de salida debe ser comunicada a todos los departamentos. Si hay algún cambio en la hora de salida, debe comunicarse sin demora. La ausencia de hora de salida conduce a la ineficacia en el funcionamiento afecta al sistema de control e implica más mano de obra en la actividad. La emisión puede hacerse por orden de llegada. Así se evita la confusión y la regularidad en la emisión de papelería. Sin embargo, en caso de emergencia, la entrega puede realizarse en cualquier momento a las personas que lo necesiten.
Significado del control de la papelería
En nuestro portal Web2Print Business, su papelería empresarial está disponible en línea las 24 horas del día. Esto le permite activar sus pedidos en cualquier lugar y en cualquier momento y tener la gestión de los costes bajo control en todo momento.
Cada pedido genera costes administrativos, los llamados gastos generales. Al automatizar la preparación de las ofertas, incluida la generación del papel de pedido, el albarán o la factura, se pueden ahorrar costes administrativos ocultos.
Además, el almacenamiento de los impresos alivia al diseñador gráfico interno, ya que sólo se introducen los datos a modificar en la máscara de entrada. La maquetación, los tipos de letra y las calidades de papel se almacenan en el sistema.
Si se autoriza a un gran número de usuarios a crear documentos, existe el riesgo de que las directrices de CI/CD se interpreten de forma más amplia. Esto se puede evitar con plantillas estandarizadas. Los usuarios pueden acceder fácilmente a ellas y no tienen que preocuparse por su diseño.
Los procesos de aprovisionamiento se ejecutan según reglas definidas con precisión. Por un lado, deben respetarse las normas de autorización y aprobación. La facturación se ejecuta en centros de coste y/o proyectos definidos. En nuestro portal de impresión Web2Print, éstas se asignan mediante un modelo de autorización, lo que facilita su incorporación a los procesos habituales.
